Vediamo ora come funziona Alloggiati Web e come dobbiamo usarlo per espletare gli obblighi di registrazione dei nostri ospiti, a partire dalle tempistiche di invio dei dati e dalla loro conservazione.
Quanto tempo ho per comunicare l’arrivo degli ospiti alla questura? Le presenze vanno sempre comunicate entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura, senza eccezioni. Nel caso in cui i turisti si fermino meno di 24 ore questo tempo si riduce: abbiamo sei ore per farlo, come previsto dal Decreto del Ministero dell’Interno sulla Gazzetta Ufficiale del 14 ottobre 2021.
Come faccio a passare dal certificato digitale ai codici di sicurezza OTP? Tutti coloro che usano Alloggiati Web da prima del 18 gennaio 2022 devon abbandonare il certificato digitale. Nel momento in cui decidiamo di procedere al passaggio, colleghiamoci dalla nostra postazione abituale dove è correttamente installato il certificato digitale per il browser. Teniamo a portata di mano anche le credenziali di accesso al Portale Alloggiati con scheda OTP. Dalla home page del portale clicchiamo sul menu a tendina SUPPORTO e scegliamo prima Recupera Credenziali e poi Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale. Inseriamo Utente e Password e procediamo scegliendo Accedi. Appare un bottone verde con scritto Scarica i Codici di Accesso: basta un clic. Da questo momento in poi non potremo più usare il certificato ma potremo accedere ad Alloggiati Web anche da smartphone e tablet. A patto di avere con noi i codici dispositivi (OTP).
Come funziona l’inserimento dei dati degli ospiti? Conclusa la procedura di log-in del portale Alloggiati, dalla barra nera posta in alto nella schermata scegliamo Inserimento. Questo menu ci permette di compilare e trasmettere la schedina di un alloggiato, che può essere un Ospite Singolo oppure un Capo Famiglia o Capo Gruppo. Nel caso di famiglie e gruppi, come sempre, è necessario inserire le informazioni relative a tutti i turisti che alloggiano nella nostra struttura e sono legati a quel “Capo”. Da questo punto di vista sono stati introdotti davvero pochi cambiamenti rispetto al passato, come sempre ogni dato va inserito con la massima attenzione perché gli errori sono puniti dalla Legge.
Quali informazioni dobbiamo fornire e conservare? Le informazioni richieste per il singolo ospite comprendono, oltre al nome completo e alla cittadinanza, anche sesso, data di nascita, luogo di nascita e tipologia di documento fornito. Poi vanno immessi data di arrivo e periodo di permanenza. Siamo tenuti a conservare le schedine alloggiati per dimostrare il loro invio. Attenzione: su Alloggiati Web le ricevute rimangono salvate per 30 giorni e poi vengono automaticamente cancellate. Quindi dobbiamo scaricarle e creare un nostro archivio. Per accedere alla sezione dedicata alle ricevute, sempre nella barra superiore (quella nera) clicchiamo su Ricevute. Visualizziamo, ovviamente, solo i file dei giorni in cui abbiamo effettuato trasmissioni. I giorni in cui non abbiamo ospitato nessuno, di conseguenza, non compaiono.